Tietosuojaseloste
Markkinointi- ja asiakasrekisteri
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste, jota on täydennetty soveltuvalla tavalla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti
1 REKISTERINPITÄJÄ
Okartek Oy
0566451-9
Leipurinkatu 5 20780 Kaarina
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Juho-Jari Laine, puh 050 555 3333, juho-jari.laine@okartek.fi
3 REKISTERIN NIMI ja rekisteröidyt
Okartek Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.
Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasviestintään ja markkinointiin.
Tietoja käsitellään sovellettavan tietosuojasäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ ja säilytysaika
Rekisteri sisältää asiakassuhteeseen liittyvät oleelliset tiedot: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelin, sähköpostiosoite, osoite). Kotisivuillamme vierailijoista saamme tietoja, joita hyödynnämme esimerkiksi kohdennettuun markkinointiin.
Rekisteröidystä voimme tallentaa siis seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi, puhelin, sähköpostiosoite ja asema
- Yrityksen nimi, yhteystiedot
- Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot
- Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu pääasiassa olemassa olevaan asiakassuhteeseen tai tarjouskyselyihin. Keräämme tietoja tarjouskyselyn ja sopimuksenteon yhteydessä. Henkilötiedot tulevat pääosin henkilöltä itseltään tai hänen edustamastaan yrityksestä.
Vierailu Okartekin sivuilla jättää jäljen, IP-osoitteen. Voimme kerätä henkilötietoja myös julkisista lähteistä mm. yrityksen kotisivut, YTJ-yrityshaku
7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Markkinointi- ja asiakasrekisteri on vain Okartekin markkinointi ja asiakasyhteydenpidon käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa asiakassuhteen aikana Okartekin sisällä, mikäli se auttaa toimivan asiakassuhteen kehittämisessä.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8 REKISTERIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Markkinointi- ja asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. IT-järjestelmä on sijoitettu fyysisesti sellaiseen paikkaan, että asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin. Järjestelmä on suojattu palomuurilla. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan varmuuskopioimalla.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo markkinointi- ja asiakasrekisteriasioista vastaava henkilö Sami Varjonen. Rekisteritietoja käsitteleviä ja palvelun ylläpitäjiä Okartek Oy:n työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Säilytys:
ATK/sähköinen aineisto
Markkinointi- ja asiakasrekisteritiedot ovat käyttäjätunnuksen ja salasanan takana palvelimella taikka tehtäviä hoitavan outlookissa.
Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt sekä lisätietoja, palautetta ja kysymyksiä voi lähettää sähköpostitse markkinointi- ja asiakasrekisteristä vastaavalle
Rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietolain mukaiset oikeudet:
(a) oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, sekä rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja käytetään sekä säännönmukaisesti luovutetaan [(HetiL:n 26 §)];
(b) oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto [(HetiL:n 29 §)];
(c) oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia varten [(HetiL:n 30 §)].
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
(d) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle [(GDPR 15 art.)], Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vi) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
(e) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen [(GDPR 7 art.)];
(f) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin [(GDPR 16 art.)];
(g) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi [(GDPR 17 art.)];
(h) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet [(GDPR 18 art.)];
(i) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti [(GDPR 20 art.)];
(j) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta [(GDPR 77 art.)].